Filmy
  • Artykuły
  • TCO - analiza utrzymania firmowej floty

TCO - analiza utrzymania firmowej floty



Realna analiza i cięcie kosztów, utrzymanie płynności finansowej i minimalizacja strat – to istotne zadania stojące przed większością firm w czasie recesji. Jak zarządzać firmową flotą, żeby nie stała się kolejnym czynnikiem obciążającym bilans przedsiębiorstwa?

Jednym z istotnych elementów analizy kosztowej użytkowania floty, jest audyt całkowitego kosztu posiadania (utrzymania) parku pojazdów – z ang. Total Cost of Ownership (TCO).


Pomijając aspekt sposobu finansowania nabycia samochodów (zakup za gotówkę, na raty, w leasingu operacyjnym czy w wynajmie długoterminowym) i związanych z nią grup kosztów – ważną kwestią pozostaje analiza TCO w dalszym administrowaniu flotą. Wszak na cenie zakupu nie kończy się inwestycja przedsiębiorstwa – mówi Paul Gogoliński, członek zarządu Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów.

TCO obejmuje wszystkie elementy kosztotwórcze, zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. Do kosztów bezpośrednich należą składowe związane zarządzaniem pojazdami: zakup paliwa, bieżące naprawy, przechowywanie i wymiana opon (dwukrotnie w ciągu roku), samochody zastępcze, ubezpieczenia, assistance i naprawy powypadkowe, amortyzacja oraz – element niekiedy pomijany w kalkulacjach kosztów – pozbycie się pojazdów po ustalonym okresie eksploatacji. Koszty pośrednie obejmują pracę działu flotowego przedsiębiorstwa, m.in. negocjacji z dostawcami usług, selekcji, analizy i archiwizowania informacji w bazach danych oraz bieżącej administracji.

TCO samodzielnie zarządzanej floty
Główna część kosztów funkcjonowania wewnętrznego działu zarządzania flotą jest związana z utrzymaniem pracowników, obejmującym: wynagrodzenia, nagrody i premie, rekrutacje i odprawy (w przypadku redukcji zatrudnienia), zwolnienia chorobowe itp. Kolejnym kosztem są okresowe szkolenia personelu oraz grupa liczonych proporcjonalnie wydatków administracyjnych: wynagrodzenia pracowników działu HR, księgowości, zarządu czy – okresowo – zewnętrznych audytorów. Ostatnią grupą kosztów są – często pomijane w analizie TCO – stałe koszty funkcjonowania działu: proporcjonalny czynsz za pomieszczenia, wyposażenie i oprogramowanie IT, meble i sprzęt biurowy, wydatki bieżące (np. rozmowy telefoniczne) czy zużywana energia.

TCO zewnętrznego zarządzania flotą
Przekazanie zarządzania samochodami firmie wyspecjalizowanej w usługach Car Fleet Management (CFM), jest jednym ze sposobów na walkę z recesją. Analiza TCO pozwala przedsiębiorstwu użytkującemu flotę poznać bilans zysków i strat takiej współpracy – wyjaśnia Leszek Pomorski, prezes Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów.
Po stronie kosztów outsourcingu zarządzania są wydatki organizacyjne, związane z obsługą kontraktu (przygotowanie strategii, powołanie pracowników do współpracy z outsourcerem, redukcja etatów, szkolenia) oraz finansowe – koszt indywidualnie negocjowanego kontraktu.

Po stronie zysków możemy zapisać ograniczenie lub zniwelowanie wszystkich kosztotwórczych składników samodzielnego zarządzania flotą przez wewnętrzny dział w firmie – od kosztów pracowniczych po administracyjne i operacyjne. Wymierne oszczędności dają również niższe ceny aut. Firmy zajmujące się wynajmem i leasingiem pojazdów współpracują z producentami samochodów i dzięki dużym zamówieniom otrzymują rabaty – sięgające nawet 20%. I taką wartość mogą również osiągnąć oszczędności, wynikające ze współpracy z dostawcą usług wynajmu długoterminowego. Są to więc wymierne finansowe korzyści, które łatwo zestawić z kosztami outsourcingu.


Oszczędności dla klientów wynikają również z faktu, że otrzymują produkt "szyty na miarę" – przygotowany i dostosowany do ich potrzeb. Nie muszą więc płacić za dodatkowe usługi, których nie potrzebują, a ich polityka flotowa staje się przejrzysta. Oddając park pojazdów w ręce fachowców, firmy zyskują: samochody w niższej cenie, zaplanowany i stabilny budżet na kolejne 3-4 lata, ubezpieczenie od utraty wartości rezydualnej, starannie dopasowane do potrzeb usługi, a do tego więcej czasu, który można przeznaczyć na rozwój biznesu – dodaje Leszek Pomorski.

Wybór firmy zarządzającej flotą
Zewnętrzne zarządzanie pozwala również na ograniczenie innych kosztów: dział księgowości otrzymuje w miesiącu jedną fakturę zamiast kilkudziesięciu, odpowiedzialność za funkcjonowanie firmowej floty przejmuje firma CFM, a klient może skupić się na swojej głównej działalności biznesowej. Na każdym etapie analizy warunków współpracy, pomocą służą także firmy CFM.

Istnieje kilka podstawowych kryteriów wyboru dostawcy usług wynajmu długoterminowego pojazdów. Podczas pierwszego etapu selekcji starajmy się zdobyć jak najwięcej informacji o firmach, których oferty nas zainteresowały: publikacje w prasie fachowej i rankingi, tworzone na podstawie wskaźników zaufania i satysfakcji klientów – wyjaśnia Paul Gogoliński.

Dodatkowym atutem jest przynależność potencjalnego kontrahenta do organizacji branżowych, np. Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Daje to klientowi pewność, że dana firma przestrzega zasad etyki w biznesie oraz wysokich standardów.
Dopiero po wstępnym wybraniu kilku kandydatów warto przyjrzeć się bliżej ich ofercie, pamiętając, że niska cena nie zawsze przekłada się na jakość usług i sprawność obsługi. W okresie recesji istotna jest również wiarygodność i stabilność finansowa usługodawcy.



materiały: Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów

Ostatnie artykuły